開會真的需要1小時嗎？15分鐘法則讓效率大幅提升

【健康醫療網／編輯部整理】此時此刻，試著回頭檢視自己每天的工作內容。針對每一項工作，你能否清楚的說明這些問題：「為什麼由你負責？」、「為什麼用這種方式執行？」而你是否僅因「主管交代」、「從以前到現在都是這樣做」、「一直以來都是使用這個格式」等理由，毫無疑問的照單全收。

習慣不代表有效率　工作量可能因此增加 

工作，總是存在著大量「感覺上大家都習慣如此」的工作流程，導致工作量不減反增。這種「感覺」，反而讓長時間的勞動成為常態。這就是時間思維的本質所在。若想重視時間，必須時刻抱持懷疑：「真的有必要嗎？」、「真的是最好的方法嗎？」逐一排除那些「感覺上都這麼做」的習慣。要做到這點，關鍵在於改變主詞。

把工作換算成時間　更容易看見浪費在哪裡

舉例而言，當你心想：「這場會議有必要嗎？」通常難以得到答案。這時改用「這段『時間』有必要嗎？」思考。無論是開會、製作日報、經費報帳，全部先換算成時間單位。例如：「為了這場會議，這30分鐘真的值得嗎？」、「為了製作日報，這20分鐘真的有必要嗎？」

將每日工作拆解到以分為單位計算，並在工作上練習刪減無效的時間，這就是具備時間思維之人的日常。

會議是時間黑洞？先從縮短時間開始改善

首先，讓我們思考第一個問題──時間成本提高。

由於工作的關係會議數量多，這種事在所難免。然而，藉由縮短每場會議的時間，即使會議的數量翻倍，也可以將每場會議的時間壓縮至一半以下。

一般而言，會議時間通常落在30分鐘至1小時之間，某些公司也會舉行長達兩個半小時、甚至半天的長時間會議。若一小時的會議多達4、5場，一整天的工作時間幾乎被吞噬殆盡。那麼，到底該怎麼改善？

把會議縮短至15分鐘　反而能提高討論效率

我的建議是：將會議時間設定為15分鐘。你或許會質疑：「15分鐘也太短？」但這其實和足球的中場休息時間相同。球員們會在那段時間裡，總結上半場的問題點、檢討事項，同時聽取教練指示，並且針對下半場的戰略達成共識。將時間設定為短暫的15分鐘，球員便會盡量在這個時段內充分的溝通。

時間愈短愈能聚焦　避免無意義的延伸討論 

會議也是如此，如果將時間設定為15分鐘，如同中場休息的選手們一般，大家就會避免冗長的談話或說明，在有限時間內把話說完。

試著回想平常參與的會議中，是否曾遇過以下的經驗：「討論僅耗時30分鐘，剩下的時間都在閒聊。」由此可見，將討論時間設定為一小時，就會花上一小時；如果設定為15分鐘，便會在15分鐘內結束。

依照議題彈性調整　別讓習慣決定時間長短

話說回來，15分鐘的時間限制可以根據內容、目的而調整。遇上因應特定主題的複雜會議，也可能須花費較長的時間。無論情況如何，務必運用時間思維，並時刻抱持懷疑：「討論這個議題，真的需要一小時那麼久嗎？」

足球比賽的中場休息是15分鐘、日本電視臺NHK的晨間劇也是15分鐘。15分鐘，遠比各位想的還要長。常抱持「總之先訂一小時」、「討論到有結論為止，萬一要延長也沒辦法」的想法，只會衍生無謂的浪費。不如從現在起，練習捨棄這樣的習慣。

本文來源：《我們是減時27%的高效率精銳》，大是文化

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資料來源：健康醫療網 https://www.healthnews.com.tw/readnews.php?id=68972

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